生活保護の医療券・介護券管理をデジタル化する方法|未着の自動督促まで

医療券・介護券とは、生活保護の方の医療扶助・介護扶助を受けるために自治体から発行される書類です。介護・医療の事業所では毎月これが「届いたか・届いていないか」の管理が発生し、放置すると請求漏れや確認電話の山につながります。私たちは大阪・八尾で介護・医療の事業所を運営し、この管理をスプレッドシートとGAS（Google Apps Script）で仕組み化しました。到着チェックから3・5・7日の段階督促まで、実例で解説します。

医療券・介護券とは、生活保護の方が医療扶助や介護扶助を利用するために自治体が発行する書類です。介護や医療の事業所では毎月到着の有無を確認する必要があり、紙や記憶に頼る管理は請求漏れや確認電話の増加を招きます。スプレッドシートとGASを活用して到着状況を1枚の表で一元管理し、未着の券を3日、5日、7日の経過日数で自動的に段階督促する仕組みを作ることで、確認作業を効率化できます。

紙と記憶に頼った券管理で起きること

券管理の問題は「悪意なく、静かに」起きます。

• 到着待ちの放置：届いていないことに月末まで気づかない
• 請求漏れ・返戻：券が揃わないまま請求時期を迎えてしまう
• 確認電話の手間：「届いていますか？」の電話・問い合わせが毎月発生
• 担当者依存：管理方法が人によって違い、引き継げない

仕組み化の3要素

デジタル化と言っても、大げさなシステムは要りません。押さえるべきは3つだけです。

• ① 到着チェックの一元化：誰の・何月分の券が「来た／まだ」を1つの表で管理する
• ② 未着の自動エスカレーション：期限からの経過日数で自動的に色が変わり、対応が促される
• ③ スマホで見られる：事務所に戻らなくても状況を確認できる

自社の実例：3・5・7日の段階督促

私たちはスプレッドシートを台帳にして、GASで未着の自動判定を組みました。到着したら日付を入れるだけ。未着のものは経過日数で自動的に段階表示されます。

到着した券は完了扱いになり、一定期間後に一覧から消えるので、画面には「まだ対応が必要なもの」だけが残ります。この仕組みにしてから、月末に慌てて券を探すことや、確認電話のかけ直しが大きく減りました。PCで操作し、現場からはスマホで閲覧する運用です。

小さく始める手順

• ① まず、誰が・どうやって券を管理しているか書き出す
• ② 次に、表を1枚作る。利用者名・券種・対象月・到着日・担当の5列で十分
• ③ 未着ルールを決める：何日で誰が動くか（例：3日担当確認・7日管理者報告）
• ④ 自動化を足す：運用が回り始めたら、色分けや通知をGAS等で自動化

注意点

• 個人情報の管理：アクセス権限は最小限に。共有リンクの範囲設定も必ず確認
• 制度変更への追従：扶助の運用は自治体・年度で変わることがあるため、表の項目は柔軟に直せる作りに
• バックアップ：台帳が消えると業務が止まります。定期バックアップを

なお、本記事は事業所側の券管理の話ですが、ご本人・ご家族の立場で「生活保護を受けながら老人ホームに入る」手続きを知りたい方には、当社が運営する住まい相談サイトの解説記事「八尾市の生活保護申請と老人ホーム入居｜住宅扶助・窓口・並行の進め方」が参考になります。

よくある質問

専用ソフトを買わないとできませんか？

いいえ。スプレッドシートやExcelで十分始められます。私たちも既存のGoogle環境＋GASだけで内製しており、追加のソフト費用はかけていません。（2026-09-07 時点の情報。制度・統計の出典：厚生労働省「介護・高齢者福祉」）

ITが苦手なスタッフでも使えますか？

はい。日々の操作は「届いたら日付を入れる」だけに絞るのがコツです。難しい処理は裏側の自動化に任せます。

未着の券はどう追いかければいいですか？

経過日数でルール化するのがおすすめです。例として3日で担当確認、5日で自治体へ確認、7日で管理者対応、と段階を決めておくと迷いません。

介護券と医療券で管理を分けるべきですか？

1つの台帳で「券種」列を分ける方が管理は楽です。絞り込み表示で券種別の状況も見られます。

同じ仕組みを自社にも作れますか？

はい。規模や自治体の運用に合わせた設計のご相談を無料で受けています。LINEまたはお電話でどうぞ。