賃貸管理をExcelからシステムへ移す手順と注意点

賃貸管理のシステム移行とは、Excelや紙で持っているオーナー・物件・部屋・入居者・契約の情報を、新しい賃貸管理システムの台帳へ移し替えることです。失敗しにくいのは、オーナー→物件→部屋→契約→入居者の順に1つずつ移し、家賃の合計と敷金の合計が前の台帳と合うかで照らすやり方です。

台帳の列の名前（オーナー名・部屋番号・賃料など）だけ教えてください。入居者さまのお名前などが入ったファイルは送らないでください。

Excelの台帳は、担当者ごとに書き方が少しずつ違っていることが多く、そのまま新しいシステムに入れると、あとで合計が合わなくなります。ここでは、運営会社が自社の管理で台帳を移したときの順番をもとに、移し方をまとめます。

移す前にそろえる5つの表

表	1行に入れるもの
オーナー	名前・住所・電話・家賃の振込先・管理料率・課税事業者かどうか・インボイスの登録番号
物件	名前・種類（賃貸マンション・テナントビル・駐車場など）・住所・オーナーと持分
部屋・区画	物件・番号・用途（住居・事業用・駐車場）・賃料・共益費・敷金
契約	部屋・契約者・契約の開始日・更新・保証会社
入居者	名前・フリガナ・連絡先・保証人と連絡先

1つの表に全部が入っているExcelでも、この5つに分けてから移すと、1人のオーナーが複数の物件を持つ場合や、共有名義の場合に崩れません。

移し終えたら、前の台帳と新しい台帳で、次の数字が同じになるかを見ます。

合わないときは、1つの物件の中の部屋を上から順に見ていくと、たいてい「賃料と共益費を合わせて書いていた部屋」「退去済みなのに残っていた部屋」が見つかります。

つまずき	直し方
部屋番号の書き方がばらばら（101・1-01・101号）	1つの書き方にそろえてから移す
家賃に駐車場代が含まれている	家賃と駐車場を分けるか、「家賃に含む駐車場」として記録する
振込名義が契約者と違う	移すときに名義のメモも残し、入金の消込で使う（振込名義が違う家賃の消込）
Excelの日付が数字になる	日付の列を文字としてそろえてから移す

月の途中で切り替えると、入金と送金の記録が2つの場所に分かれます。請求・入金・送金まで出すシステムへ切り替えるときは、月初めをつなぎ目にして、その月の送金明細までを新しいシステムで出すと分かりやすくなります。最初の1か月は、Excelでも同じ計算をして、送金額が合うかを見ておくと安心です。

OWNER LINK は2026年10月時点で、集金名簿・入金の消込・送金明細が開発中です。その月の仕事は今のExcelのまま続け、台帳と書類だけを先に移します。導入のときに、今の台帳から移す作業をご一緒します。

列の形によって作業が変わります。オーナー・物件・部屋・契約・入居者の5つに分けられれば移しやすくなります。列の名前だけ先に教えてください。

全部でなくて構いません。今住んでいる人と、敷金の精算や滞納の残りがある人を先に移し、それ以外はExcelのまま残しておく会社もあります。

台帳の移行中に、管理を止める必要はありません。今のやり方で回しながら新しい台帳を並行して作り、請求・送金の切り替えの日は、その機能が使えるようになってから決めます。

この記事のまとめ

オーナーの数と戸数、いまの台帳の列の名前を教えてください。架空のデータの画面でご案内します。