家賃の入金消込を楽にする方法｜通帳とネットバンク

家賃の入金消込とは、銀行に入った家賃が、どの入居者のどの月の請求の分かを確かめて、集金名簿の請求を「入金済み」にしていく作業のことです。楽にするには、①その月の請求を先に作る ②通帳の行を請求に当てる ③通帳の残高の差と当てた合計が合ったら締める、の3つの順番を毎月そろえることです。

小さな管理会社では、月末から月初めにかけて、事務員が通帳と集金名簿を見比べる時間がまとまって出ます。ここでは、Excelと通帳のままでもできる手順を先に書き、そのあとで明細の取り込みやAIの読み取りを使うときの決まりを書きます。

消込がつらくなる3つの理由

• 請求が先にない：通帳を見てから「この人は何円だったか」を台帳で探すので、1行ごとに時間がかかる
• 振込名義が契約者と違う：親・会社・保証会社などからの入金で、だれの分か分からない
• 締めがない：どこまで確かめたかが分からず、翌日に同じ行を見直す

手順1　その月の請求を先に作る

月の初め（支払期日の前）に、その月に請求がある契約ごとに「契約者・対象の月・賃料と共益費・消費税」を並べた請求の一覧（集金名簿）を作ります。入居中かどうかだけでなく、退去月の日割りや駐車場など、請求がある行を入れます。通帳を見る前に、受け取るはずの金額が並んでいる状態にしておくのが大事な点です。

税区分に応じた請求額（課税のものは税込）を入れます（家賃の消費税）。

手順2　通帳の行を請求に当てる

通帳の入金の行を上から順に見て、振込名義と金額が合う請求に当てます。

• 名義・金額が1件の請求と合う → 対象月と未収の有無を見てから当てる。同じ金額の請求が複数あるときは候補に留める
• 名義が違う・金額が違う → 当てる先を確かめてから当てる。確かめた名義は台帳にメモする（振込名義が違う家賃の消込）
• だれの分か分からない → 「仮受金（だれの分か確かめ中のお金）」にして、オーナーへの送金には混ぜない
• 出金（振込手数料・業者への支払い）→ 入金とは分けて記録する

手順3　残高で照らして締める

最後に、通帳の「前の残高」と「今の残高」の差と、当てた行の合計（入金−出金）が同じかを見ます。

通帳の残高の差 ＝ 入金の合計 − 出金の合計

合っていて、だれの分か分からない行（仮受金を除く）が残っていなければ、その日の分を締めます。照合は口座ごと・期間ごとに行い、口座を合算しません。合わないときは、行の読み違い・同じ取引の二重の記入・出金の書き漏れのどれかであることが多いので、その3つから見ます。合計が合っても、当て先の契約と対象月は、行と請求を見て確かめます。一部だけの入金や未入金の人は、締めたあとも集金名簿の「残り」で追います。

明細の取り込み方とAIの読み取り

ネットバンクを使っていれば、入出金の明細をファイル（CSVなど）やPDFで出せることが多く、手で書き写すより間違いが減ります。紙の通帳しかないときは、スマホで撮った画像を使う方法もあります。

画像やPDFをAIで読み取るときは、次を決めておきます。

• AIが作るのは「どの請求に当たるかの候補」まで。当てるのを決めるのは事務員
• ぼやけて読めない行は、原本を見て金額を直してから当てる
• 締める前に、残高の差と合計で照らす。ただし残高が合っても、読み取りや当て先が正しいとは限らない
• 通帳の画像や明細には、振込人の名前と口座の情報が入っている。ChatGPT などの外部の生成AIには上げず、読み取りに使うなら社内で認めた方法に限り、利用規約（保存や学習への利用）を確かめる

OWNER LINK の入金・消込（通帳のPDF・スクショをAIで読み取り、当てる候補を作り、残高で照らして締める）は開発中です。2026年10月時点では使えません。

よくある質問

消込は毎日やるべきですか？

入金が集まる日（月末や月初め）は毎日、それ以外は週に1〜2回でも回ります。決まった日にやることと、その日の分を締めることが続けるこつです。

保証会社からまとめて振り込まれた家賃はどうしますか？

保証会社から届く明細（どの契約の何月分か）を見て、契約ごとに分けて当てます。名義だけで当てないでください。

だれの分か分からない入金は、いつまで置いておけますか？

仮受金にしておき、オーナーへの送金には混ぜません。月の締めまでに、銀行への照会や入居者への確認で分かることが多いので、確かめた内容を記録に残します。