賃貸住宅管理業法の定期報告｜管理業務報告書に書くこと

賃貸住宅管理業法の定期報告とは、登録した賃貸住宅管理業者が、管理を任されたオーナー（委託者）に、管理業務の状況を書いた「管理業務報告書」を渡して説明することです（法第20条）。管理受託契約を結んだ日から1年を超えない期間ごとと、契約の期間が終わったあと遅滞なく行います。書く中身は、少なくとも報告の対象の期間・管理業務の実施状況・入居者からの苦情の発生状況と対応状況です。

定期報告は、賃貸住宅管理業法の登録をした会社の義務です。国土交通省の立入検査でも、この報告の義務に反していた例が挙がっています。年に1回の作業ですが、1年分を思い出しながら作ると重くなります。毎月の記録の残し方から考えます。

だれが、いつ報告するか

• だれが：賃貸住宅管理業の登録をした会社（登録が必須になるのは、維持保全を含む管理を任された賃貸住宅が200戸以上のとき。自社が貸主の部屋や、集金・送金だけを任された部屋は、この200戸に入りません。登録と200戸）
• だれに：管理を任せているオーナー（委託者）
• いつ：管理受託契約を結んだ日から1年を超えない期間ごとに、と、契約の期間が終わったあと遅滞なく。1年ごとの報告をしている間に契約を更新する場合は、更新のときの満了の報告はいらないとされています
• どうやって：管理業務報告書を渡して、説明する

オーナーごとに契約の日が違うので、「どのオーナーに、いつまでに出すか」の一覧を最初に作っておくと漏れません。

管理業務報告書に書くこと

これは法令で求められる最低限の項目です。国土交通省の考え方では、報告の中身によっては、もっと短い間隔で報告することが望ましいとされています。

毎月の送金明細だけでは足りない

毎月の送金明細を送っていれば報告は済んでいる、と考えがちですが、送金明細は家賃と送金額の明細です。維持保全や苦情の状況が書かれていなければ、管理業務報告書の中身を満たしません。送金明細に報告書の項目を書き足して兼ねることはできますが、その場合も3つの項目を全部書きます（オーナー送金明細の作り方・オーナーへの月次報告書）。

メールやPDFで渡すとき

書面の代わりにメールやPDFで渡すこともできます。ただし、前もって、どの方法（メール・ファイルの形など）で渡すかを示して、書面か電子の方法でオーナーの承諾をもらう必要があります。電子で渡すときも、中身の説明は要ります。オーナーが「電子ではなく紙で」と申し出たら、紙に戻します。電子で渡したときは、あとで食い違いが起きないよう、渡した報告書のデータを保存しておきます。

年1回を楽にする毎月の記録

報告書は、1年分の記録を集めれば作れます。次の3つを、毎月同じ形で残しておきます。

1. お金：オーナーごと・月ごとの入金・未入金・送金額（締めた月の数字を残す）
2. 維持保全：点検・清掃・修繕の日と中身、業者、費用
3. 苦情：受けた日・部屋・内容・対応・終わった日（電話で受けたものも書く）

OWNER LINK では、締めた月の入金と送金明細の控え、入居者の公式LINEで受けた問い合わせと、LINE・電話・書面で受けた退去の記録が残ります。管理業務報告書を作る画面は、まだありません（2026年11月時点）。報告書は、これらの記録から貴社の書式で作ってください。

よくある質問

登録していない（200戸未満の）会社も定期報告が必要ですか？

法の定期報告の義務は、登録した賃貸住宅管理業者にかかります。登録していない会社でも、オーナーとの信頼のために同じ形で報告しておくと、200戸に届いて登録するときの備えになります。

苦情が1件もなかった年は、どう書きますか？

「報告の対象の期間に、入居者からの苦情はありませんでした」と書きます。項目そのものを省かないでください。

決まった書式はありますか？

法令で決まった様式はなく、3つの項目が入っていれば各社の書式で構いません。国土交通省の資料や、業界団体の書式例も参考になります。

出典：国土交通省「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方」https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/const/content/001474894.pdf ／ 国土交通省「管理業者の業務」https://www.mlit.go.jp/tochi_fudousan_kensetsugyo/pm_portal/administrator_duties.html（2026年11月1日に確認）