地方の不動産会社が管理戸数を増やす進め方

管理戸数を増やすとは、オーナーから賃貸物件の管理を新しく任せてもらい、管理会社が受け持つ部屋の数を増やすことです。仲介をしながら管理もしている地方の不動産会社は、仲介で付き合いのあるオーナーに、毎月の報告と入居者対応を「見える形」で示して管理を提案し、人を増やす前に仕事の形をそろえておくと、無理なく増やせます。

地方では、オーナーと管理会社の付き合いが長く、新しく管理を任せてもらうには信頼が要ります。一方で、管理会社の人手不足や、オーナーの高齢化で「報告が少ない」「連絡がつかない」という不満も出ています。ここでは、運営会社が自社の管理で考えてきた進め方をまとめます。

提案する相手は、仲介でつながったオーナー

• 入居者を何度も紹介しているオーナー
• 自分で管理していて、入金の確認や入居者の電話が大変になってきたオーナー
• 相続で物件を受け継いだばかりの家族
• 売却の相談に来たが、すぐには売らないオーナー

どの人にも「今どこで困っているか」を先に聞きます。管理料の安さだけで提案すると、続けてもらえる理由になりません。

オーナーが管理会社を選ぶとき見ていること

報告書の見本は、オーナーへの月次報告書の作り方にまとめています。

人を増やす前に、仕事の形をそろえる

戸数が増えると、まず入金の確認・送金明細・入居者の連絡が増えます。人を増やす前に仕事の形をそろえて、今の人数で受け持てる範囲を決めます。次の順でそろえます。

1. 台帳を1つにまとめる（Excelからシステムへ移す手順）
2. 入金の消込の手順を毎月同じにする（入金消込を楽にする方法）
3. 送金明細の形をそろえる（送金明細の作り方）
4. 入居者の窓口をLINEと電話に分ける（公式LINEで入居者対応を始める手順）

管理戸数が200戸以上になるときは登録が必須です（200戸未満は任意で、登録が勧められています）。近づいたら、営業所ごとの業務管理者など、登録に要る体制を先に確かめてください（賃貸住宅管理業法の登録と小さな会社の備え）。

管理を切り替えてもらうときの段取り

• 今の契約：今の管理会社との管理委託契約で、解約の予告の期間と違約金の有無を、オーナーに確かめてもらう
• 入居者へのお知らせ：家賃の振込先や連絡先が変わる場合は、書面で知らせる（LINEだけで振込先の変更を伝えない）
• 引き継ぎ：賃貸借契約書・敷金の額・鍵・これまでの修繕の記録を受け取る

OWNER LINK でいま使えるのは台帳と書類の保管です。報告書・入金の消込・送金明細・公式LINEは開発中の画面の見本で、順に公開します。

よくある質問

管理料を安くすれば管理は増えますか？

安さだけでは、続けてもらう理由になりにくいです。毎月の報告・空室の募集・修繕の説明・入居者の連絡がどう変わるかを見せることを先にします。

1人で管理しています。何から始めればよいですか？

台帳を1つにまとめ、入金の確認の手順を毎月同じにすることからです。そのあと、送金明細の形をそろえると、オーナーへの説明が楽になります。

他社から管理を切り替えてもらうとき、気をつけることは？

今の管理委託契約の解約の予告期間と違約金を、オーナーに確かめてもらいます。入居者への振込先の変更のお知らせは、必ず書面で行います。