家賃の消込をExcelでする表の作り方｜限界が来るところ

家賃の消込をExcelでするとは、その月の請求を1行ずつ並べた表に、通帳の入金を書き写して「入金済み」にしていくやり方のことです。表は部屋・契約者・対象の月・請求・入金日・振込名義・入金額・残りを同じ行に持つと回ります。限界が来るのは、戸数よりも「名義違い・まとめ払い・一部だけの入金」が月に何件あるかで決まります。

小さな管理会社では、Excelで家賃を管理している会社がまだ多くあります。Excelが悪いのではありません。表の形と毎月の順番がそろっていれば、数十戸ならExcelで十分に回ります。ここでは、回る表の形と、それでも手が止まりはじめる所を書きます。

消込の表に持つ8つの列

1か月を1枚のシートにして、その月に請求がある契約を1行ずつ並べます。

「振込名義」を書き写しておくのが大事な点です。翌月、同じ名義が出たときに、だれの分かをすぐに探せます。

毎月の回し方

• 月の初め：前の月のシートを写して、入居・退去・賃料の変更を直す。入金の列を空にする
• 入金がある日：通帳（ネットバンクの明細）を上から見て、名義と金額が合う行に入金日・名義・額を書く
• 合わない入金：別の欄（「だれの分か確かめ中」）に書いて、送金には混ぜない（振込名義が違う家賃の消込）
• その日の終わり：通帳の残高の差と、その日の入金の合計−出金の合計（手数料や、まだだれの分か分からない入金も含めて）が合うかを見る（消込の3つの手順）

名義の表を別に持つ

親の名義、会社の名義、保証会社のまとめての入金。名義が契約者と違う入金は、担当者の記憶で当てていることが多く、その人が休むと止まります。シートとは別に「名義の表」を1枚作り、振込名義・当てる部屋・確かめた日・確かめた方法を残しておくと、ほかの人でも同じように当てられます。

Excelの限界が来るところ

戸数が増えることより、次のことが増えると手が止まりはじめます。

• 名義違い・まとめ払い・一部だけの入金が、月に何件もある
• 口座が2つ以上あり、口座ごとに残高を照らす必要がある
• 送金明細を別のExcelで作っていて、消込の表から数字を写している（写すたびにずれる）
• 住居・テナント・駐車場が混ざり、送金明細の消費税を手で分けている（家賃の消費税）
• 表を触れる人が1人しかいない、または複数の人が同じファイルを上書きする

システムに替えるか決める目安

決めるときは、機能の数ではなく、毎月いちばん重い作業が楽になるかで比べます。次の3つを1か月だけ数えてみると、判断がしやすくなります。

1. 消込にかかった時間（入金がまとまる月末・月初の合計）
2. 名義違い・まとめ払い・一部だけの入金の件数
3. 消込の表から送金明細へ数字を写した回数と、ずれを直した回数

3つとも少なければ、Excelのままで構いません。多いのに続けている場合は、システムの費用と、その時間を比べてください（賃貸管理システムの費用の見方）。

OWNER LINK では、今月と来月の入金予定は登録した月額から自動で作り、通帳のPDFやスクショを入れるとAIが行を読みます。名義（覚えた名義も）と金額が、残りのある入金予定とぴったり合う行だけ当て、ほかは事務員が選びます。選んだ名義は次の月の当て先に使います（いま使えます・2026年11月時点）。

よくある質問

Excelの消込表のテンプレートはありますか？

この記事の8つの列をそのまま見出しにすれば、そのまま使えます。1か月を1枚のシートにして、「残り」だけ式にしておくのがこつです。

何戸くらいからExcelが大変になりますか？

戸数だけでは決まりません。名義違いやまとめ払いが少なければ百戸を超えても回りますし、多ければ数十戸でも時間がかかります。1か月だけ件数と時間を数えて判断してください。

Excelからシステムに移すときに気をつけることは？

移す前に、オーナー・物件・部屋・契約者の表をそろえ、移したあとに戸数と月の請求の合計が合うかを照らします。くわしくはExcelからシステムへ移す手順をご覧ください。